Bijvoorbeeld: je debiteurenbeheer
Neem nu als voorbeeld je debiteurenbeheer. Bij veel bedrijven die ik tegenkom draait dat nog op een Excel-export die iemand maandelijks doorspit. Wie moet er nog betalen? Hoe lang staat die factuur al open? Moet ik nu bellen of nog even wachten? Wat is het gebruikelijke betaalgedrag van deze klant?
Dat kost niet alleen tijd, maar maakt het ook lastig om echt overzicht te houden. Je bent vooral bezig met bijhouden, terwijl je eigenlijk eerder wilt kunnen signaleren waar iets begint af te wijken. Welke facturen staan 30, 60 of 90 dagen open? Welke klanten betalen structureel te laat? En waar zit een ontwikkeling die je nu nog handmatig moet opmerken?
Power BI-dashboard
Met een goed ingericht Power BI-dashboard kun je daar in één oogopslag antwoord op krijgen. Je ziet direct een ouderdomsanalyse van openstaande posten. Je kunt filteren op klant, verkoper, op bedrag of op vestiging. En je ziet trends: betaalt een bepaalde klant structureel te laat, of wijkt het betaalgedrag ineens af van wat je gewend bent? Dan kun je daar veel sneller op acteren.
Dit is een voorbeeld van hoe we dit kunnen inregelen. Zo krijg je inzicht in het betaalgedrag van een klant.
Power Automate
Maar het kan nog een stap verder. Koppel je dat aan Power Automate, dan kun je automatisch betaalherinneringen versturen naar klanten die over de betaaltermijn heen zitten. Geen handmatig mailtjes tikken meer, geen overzichten uitdraaien die al verouderd zijn voordat je ze hebt verstuurd. Het systeem doet het werk, jij houdt het overzicht.
Dat klinkt misschien als iets waar je een heel IT-team voor nodig hebt, maar dat valt reuze mee. De data zit namelijk al in je boekhoudpakket. Power BI en Power Automate zitten vaak al in je Microsoft-licentie. Het is vooral een kwestie van het slim aan elkaar knopen.
En daar zit vaak de grootste winst. Niet in extra personeel, maar in het slimmer benutten van wat er al is. Zodat je niet pas achteraf ziet wat er misgaat, maar veel eerder kunt bijsturen.
Herkenbaar?
Dan is dat eigenlijk een goed teken. Het betekent dat er ruimte is om met relatief kleine stappen al een flink verschil te maken.
Wil je eens vrijblijvend sparren over de mogelijkheden, of gewoon even een duwtje in de juiste richting? Neem dan gerust contact op. We denken graag met je mee.
