Aandachtspunten salarisadministratie 2008/2009

BonsenReuling/Salarisadministratie  < 3 december 2008 >

Met de jaarafsluiting voor de deur informeren wij u graag over een aantal belangrijke zaken met betrekking tot de salarisverwerking 2008/2009.

1. Aandachtspunten salarisverwerking 2008

1.1. Geschenk in natura
1.2. Verstrekken geschenk aan derden
1.3. Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto
1.4. Privégebruik auto van de zaak
1.5. Bewaarplicht loonbelastingverklaringen en ID-bewijzen
1.6. Onderbouwing vaste kostenvergoeding

2. Aandachtspunten salarisverwerking 2009

2.1. Wijziging bijtelling privégebruik auto van de zaak
2.2. WW-premie
2.3. ZVW-premie
2.4. Eerstedagsmelding alleen nog bij fraude en illegale werknemers
2.5. Vergoeding ziektekosten
2.6. Verzekeringen

1. Aandachtspunten salarisverwerking 2008

1.1. Geschenk in natura
De werkgever mag per jaar aan de werknemer een geschenk (denk aan kerstpakket of een cadeaubon) geven, mits de waarde in het economisch verkeer van het geschenk voor de werknemer maximaal € 70 inclusief btw bedraagt. Dit geschenk is dan voor de werknemer onbelast. De werkgever moet hierover 20% eindheffing betalen.

Voor zover de waarde meer is dan € 70 kunt u voor het deel boven € 70 gebruik maken van de regeling voor kleine verstrekkingen (maximaal € 136 per verstrekking en maximaal € 272 op jaarbasis). De te betalen eindheffing hierover bedraagt, afhankelijk van het jaarinkomen van de werknemer, tussen de 50, 60% en 108,30%.

Indien u een attentie in de vorm van geld wilt geven, of al heeft gegeven welke nog niet verwerkt is in de salarisadministratie, betekent dit dat het nettobedrag in de salarisadministratie moet worden gebruteerd.

1.2. Verstrekken geschenk aan derden
Indien u aan uw ex-werknemers, zoals vutters en pensioengerechtigden, maar ook aan zakelijke relaties hetzelfde geschenk in natura geeft als aan uw werknemers mag u de verschuldigde inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw rekening nemen door hierover eindheffing af te dragen.

1.3. Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto
Wanneer er binnen uw bedrijf gebruik wordt gemaakt van bestelauto’s die doorgaans door meerdere werknemers (twee of meer) doorlopend afwisselend worden gebruikt, verzoeken wij u de situatie te beoordelen of de ‘eindheffingsregeling bij doorlopend afwisselend gebruik’ (€ 300 per jaar eindheffing) nog van toepassing is.

Voorbeeld:
Een bedrijf heeft drie bestelauto’s en zeven monteurs. Bij een melding gebruiken ze willekeurig één van de beschikbare bestelauto’s. In deze situatie is sprake van doorlopend afwisselend gebruik en moet de eindheffing worden toegepast.

1.4. Privégebruik auto van de zaak
In het geval een werknemer een beschikking voor geen privégebruik heeft van de belastingdienst, dan dient hiervan een kopie bij de salarisadministratie bewaard te worden. Ditzelfde geldt voor een wijziging of intrekking van de verklaring geen privégebruik auto. Indien deze beschikking niet aanwezig is, ligt het risico van naheffing over het privégebruik van de auto van de werknemer bij de werkgever.

1.5. Bewaarplicht loonbelastingverklaringen en ID-bewijzen
Als er een controle van de belastingdienst plaatsvindt binnen uw bedrijf, moeten de loonbelastingverklaringen en de ID bewijzen van de werknemers die de afgelopen vijf jaar bij u in dienst zijn geweest en van het huidige personeel in de salarisadministratie aanwezig zijn. Let op: Van de identiteitskaart moet zowel de voor- als achterzijde worden gekopieerd. Bij het paspoort dienen alle beschreven bladzijden te worden gekopieerd.

Bij het ontbreken van één van beide formulieren krijgt u doorgaans geen gelegenheid om de gegevens alsnog te verstrekken en zal de inspecteur een aanslag opleggen op basis van het anoniementarief en een eventuele boete.

Het ID-bewijs mag géén rijbewijs zijn en mag bij indiensttreding niet verlopen zijn. Het ID-bewijs dat u ontvangt bij indiensttreding mag nooit worden vervangen door een nieuw exemplaar, omdat u dan niet meer kunt aantonen dat bij indiensttreding de identiteit door u is vastgesteld. U als werkgever dient zelf de identiteit vast te stellen.

1.6. Onderbouwing vaste kostenvergoeding
Het uitbetalen van een onbelaste vaste kostenvergoeding is slechts mogelijk indien de kosten per kostencategorie naar aard en omvang zijn gespecificeerd en deze specificatie vastligt in de salarisadministratie.

Indien u dat verzuimt, kunt u ingeval van een looncontrole door de belastingdienst tegen een forse naheffing met boete aanlopen. De praktijk leert dat dit het eerste punt is waarover de belastingdienst bij controle zal naheffen.

Daarnaast adviseren wij u bij voorbaat een representatieve groep werknemers gedurende drie maanden bonnen te laten bijhouden. Dat maakt uw bewijspositie ingeval van controle veel sterker. Daarnaast kunt u deze steekproef dan in alle rust uitvoeren, de betreffende werknemers zorgvuldig instrueren en de resultaten goed in beeld brengen.

2. Aandachtspunten salarisverwerking 2009

2.1. Wijziging bijtelling privégebruik auto van de zaak
Ten aanzien van een auto van de zaak die tevens voor privédoeleinden wordt gebruikt, dient een bijtelling op het inkomen plaats te vinden. De hoogte van de bijtelling in 2009 is afhankelijk van hoe zuinig de auto is. De volgende categorieën zijn te onderscheiden:

• 14% van de cataloguswaarde, indien: 
  > dieselmotor: CO2-uitstoot tot en met 95 gram per kilometer
  > overige motoren: CO2-uitstoot tot en met 110 gram per kilometer 
• 20% van de cataloguswaarde, indien:
  > dieselmotor: CO2-uitstoot tussen de 96 en 116 gram per kilometer
  > overige motoren: CO2-uitstoot tussen de 111 en 140 gram per kilometer 
• 25% van de cataloguswaarde voor alle overige auto’s

2.2. WW-premie
De WW-Awf premie voor werknemers wordt met ingang van 1 januari 2009 verlaagd naar nihil. Daarnaast zal de WW-Awf premie voor werkgevers worden verlaagd naar 4,15%.

2.3. ZVW-premie
De premie voor de zorgverzekeringswet zal in het jaar 2009 6,9% of 4,8% bedragen. Het lage percentage geldt behoudens uitzonderingsgevallen voor gepensioneerden en zelfstandigen. Een directeur-grootaandeelhouder valt eveneens onder dit lage percentage. Reguliere werknemers zijn 6,9% ZVW verschuldigd.

2.4. Eerstedagsmelding alleen nog bij fraude en illegale werknemers
Met ingang van 1 januari 2009 hoeft u nieuwe werknemers niet meer bij de belastingdienst te melden met een eerstedagsmelding. De algemene verplichting voor iedere werkgever om eerstedagsmelding te doen, komt dan te vervallen.

De eerstedagsmelding wordt niet helemaal afgeschaft. In de volgende gevallen kan de belastingdienst u verplichten om maximaal vijf jaar lang eerstedagsmelding te doen:

• als u van de belastingdienst een vergrijpboete voor het niet of te laat betalen van loonheffingen heeft gekregen
• als u strafrechtelijk vervolgd wordt omdat u illegale werknemers in dienst heeft
• als u een boete gekregen heeft voor het in dienst hebben van illegale werknemers
• als u een naheffingsaanslag heeft gekregen omdat u werknemers niet in de salarisadministratie heeft opgenomen

2.5. Vergoeding ziektekosten
Met ingang van 1 januari 2009 vervalt de mogelijkheid voor werkgevers om bijzondere ziektekosten van hun werknemers onbelast te vergoeden. De onbelaste vergoeding is overigens uitsluitend mogelijk als de vergoeding geen afdwingbaar recht is voor de werknemer. Indien u als werkgever derhalve een vergoeding wil verstrekken voor bijvoorbeeld de kosten van een bril, de kosten van contactlenzen, de kosten van een ooglaserbehandeling of tandartskosten, is het vanuit fiscaal oogpunt voordelig dit vóór 31 december 2008 te doen.

2.6. Verzekeringen
Als werkgever heeft u diverse zaken aangaande uw personeelsleden verzekerd. Het is erg zinvol om deze verzekeringen eens goed in beeld te laten brengen en daarnaast te checken of u als werkgever aan alle verplichtingen omtrent bijvoorbeeld re-integratie voldoet. Daar zijn forse financiële belangen mee gemoeid, denkt u bijvoorbeeld eens aan wat u kunt besparen mocht bij deze check blijken dat u oververzekerd bent, of denkt u eens aan het potentiële risico indien u niet aan uw re-integratieverplichtingen voldoet.

Desgewenst kan BonsenReuling een dergelijke screening voor u uitvoeren, neemt u daarvoor gerust contact met ons op.